”Det första vi märkte angående DPOrganizer var hur enkel och intuitiv processen är.” – Karin Wennbo, GDPR-projektledare
Vi pratade med Peter Mikulic (VD) och Karin Wennbo (IT-chef och GDPR-projektledare) om hur Folkuniversitetet arbetar med GDPR.
Vi diskuterade deras compliance-resa och hur DPOrganizer hjälper dem att uppnå sina dataskyddsmål.
Berätta om Folkuniversitetet!
Peter: Folkuniversitet är en av Sveriges största utbildningsinstitutioner. Vi inriktar oss på fortlöpande utbildning för vuxna och specialiserad gymnasieutbildning.
Vårt uppdrag är att möjliggöra livslångt lärande. Människor kommer till Folkuniversitet för att läsa allt från franska, keramik och modern dans. Allt i en anda av självutveckling och livslångt lärande.
Vi har mer än 40 center i Sverige och i fyra andra lärosäten i Europa.
Vad har varit er största GDPR-utmaning hittills?
Peter: Vår största GDPR-utmaning har att göra med vår organisationsstruktur. Vi är rätt decentraliserade; våra avdelningar och skolor är självständiga och beslut fattas ofta där. För att implementera GDPR behövde vi vara enhetliga i vår strategi.
Karin: Vi har många olika kategorier av registrerade och leverantörer att hantera. Vi behövde inse att personuppgifter och dataskydd påverkar nästan alla aspekter av vår verksamhet.
Hur har ert GDPR-projekt påverkat er organisation?
Peter: Det här gav oss en möjlighet att titta på hur vi organiserar hela vår verksamhet. Vi utbildade även organisationen. Dels om vikten av dataskydd samt hur det påverkar vår dagliga verksamhet.
Karin: Vi ser också till att försäkra våra studenter och medarbetare om deras integritet. Vi vill att alla ska känna sig trygga. Att de kan lita på att vi hanterar deras personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt.
Hur kommunicerar ni med era studenter och medarbetare kring GDPR?
Karin: Vi har en GDPR-sida på vår hemsida. Vi kommer också använda Transparency Widget på vår sida. Då kan individer automatiskt få en detaljerade rapporter om vilken information vi behandlar.
Varför valde ni DPOrganizer?
Peter: GDPR är ett enormt åtagande. Vi förstod att vi behövde ha rätt verktyg för uppgiften. Vi startade vår datakartläggning i Excel och insåg snabbt att vi behövde mer funktionalitet och användarvänlighet.
Framför allt fattade vi ett beslut baserat på de långsiktiga kraven på dataskyddshantering. GDPR kräver underhåll, så vi ville ha ett verktyg som skulle hjälpa oss att efterleva regelverket även i framtiden. DPOrganizer levererade med sina praktiska lösningar.
Karin: Det första vi märkte angående DPOrganizer var hur enkel och intuitiv processen är. Under vår kartläggning vägleddes vi av frågor som hjälpte oss att förstå vad vi gjorde. Vi kände oss trygga att vi var på rätt väg, eftersom vi fick detaljerade förklaringar och definitioner.
Har ni några tips till ett företag som ska påbörja ett eget GDPR-projekt?
Karin: Ta er tid att genomföra undersökningar internt! Det får er att förstå var personuppgifter behandlas, och ni får kontakt med nyckelpersoner i organisationen.
Att utbilda organisationen är också avgörande; att få högsta ledningen ombord är viktigt för att gå vidare med projektet.
